Учимся работать с регистрами (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

2016-12-08T13:50:45+00:00

Дорогие читатели, в этом уроке я хочу затронуть крайне важную тему при работе в 1С:Бухгалтерия 8.3 - Регистры .

Сразу покажу на небольшом примере почему это так важно.

Пусть у нас есть начисление заработной платы за январь:

В начале февраля мы создаём ведомость на выплату зарплаты из кассы и нажимаем кнопку "Заполнить":

И получаем следующее:

Но ведь за январь:

• Начисление 50 000 рублей
• НДФЛ 6 500 рублей
• Итого к выплате 43 500 рублей

Где закралась ошибка? Что пошло не так? Неужели теперь всегда вводить сумму к выплате вручную?

Опытный бухгалтер тут же сделает оборотно-сальдовую ведомость по 70 счёту:

И будет в ещё большем недоумении, потому что по данным отчёта к выплате выходят всё те же 43 500! И откуда же взялись лишние 5 000 рублей?

Причём такая ситуация (с любыми расчётами) может произойти как в "тройке", так и в "двойке".

Сегодня я попытаюсь приоткрыть завесу тайны - почему же иногда программа ведёт себя так странно. Я расскажу как в таких случаях находить и устранять ошибку. Ближе к концу статьи мы разберёмся - откуда же взялись эти самые 5 000 рублей.

Итак, поехали!

Учимся видеть регистры

При проведении документов 1С:Бухгалтерия 8 делает проводки по бухгалтерским счетам (кнопка ДтКт у любого документа):

Именно на основании этих проводок строятся все бухгалтерские отчёты: Анализ счёта, Карточка счёта, Оборотно-сальдовая ведомость...

Но есть огромный пласт данных, которые пишутся программой параллельно с проводками и используются для всего остального: заполнение КУДИР, книги покупок и продаж, регламентированной отчётности... заработной платы к выплате , наконец

Как вы уже, наверное, догадались этот пласт называется регистрами , вот он:

Я сейчас не буду вдаваться в подробности описания самих регистров, чтобы не запутать вас ещё больше.

Скажу лишь, что нам просто жизненно необходимо постепенно учиться "видеть" движения по этим регистрам, чтобы лучше понимать и, когда надо, корректировать поведение программы.

Давайте присмотримся к регистру "Зарплата к выплате" - именно он имеет смысл для решения нашей проблемы с лишними 5 000:

Мы видим две записи по этому регистру, сделанные в приход, то есть в плюс. Если пролистать экран в право, то мы увидим в первой строчке сумму к выплате "-6 500", а во второй "50 000".

Остаток по этому регистру -6 500 + 50 000 равен 43 500, который и должен попасть в документ "Ведомость на выплату из кассы", когда мы нажимаем на кнопку "Заполнить".

Ещё раз повторюсь - ведомость на выплату определяет нашу задолженность по заработной плате перед сотрудником не по 70 счёту, а по регистру "Зарплата к выплате" .

Получается мы знаем, что зарплата к выплате заполняется на основании этого регистра, но даже видя записи регистра не можем понять что не так.

Скорее всего мы не видим всей картины (может быть существуют другие записи по этому регистру) и напрашивается некий инструмент для анализа регистра подобный бухгалтерским отчётам.

Учимся анализировать регистры

И такой инструмент есть, он называется "Универсальный отчёт ".

Переходим в раздел "Отчеты" пункт "Универсальный отчёт":

Выбираем тип регистра "Регистр накопления", регистр "Зарплата к выплате" и нажимаем кнопку "Сформировать":

Получилось не очень информативно:

Всё потому, что требуется предварительная настройка отчёта, нажимаем кнопку "Показать настройки" и на закладке "Группировка" добавляем поле "Сотрудник":

На закладке "Отборы" делаем отбор по нашей организации:

Нажимаем кнопку "Сформировать":

Вот это уже более интересно. Видим остаток к выплате нашему сотруднику те самые 48 500 рублей!

Снова заходим в настройки отчёта и добавляем на закладку "Показатели" новое поле "Регистратор":

Снова формируем отчёт:

Вот теперь мы прекрасно видим, что 5 000 появились как результат операции (видимо ввода остатков) 31 декабря 2014 года.

И нам нужно либо изменить эту операцию, либо вручную откорректировать регистр "Зарплата к выплате" и закрыть эти 5 000 рублей, например, 31 декабря 2015 года.

Давайте пойдём вторым путём. Итак, наша задача - сделать так, чтобы на начало 2016 года по регистру "Зарплата к выплате" не было нашей задолженности перед сотрудником.

Это делается ручной операцией.

Учимся корректировать регистры

Заходим в раздел "Операции" пункт "Операции, введенные вручную":

Создаём новую операцию концом 2015 года:

Из меню "Ещё" выбираем пункт "Выбор регистров...":

Указываем регистр "Зарплата к выплате" и нажимаем ОК:

Переходим на появившуюся закладку регистра и делаем расход на 5 000 рублей:

Этим самым мы как бы отнимаем от регистра 5 000 рублей по сотруднику, чтобы выйти на ноль к началу 2016 года.

Проводим операцию и заново формируем универсальный отчёт:

Всё получилось! Видим, что наша ручная операция от 31.12.2015 вывела остаток в ноль и зарплата к выплате после начисления равна ожидаемым 43 500.

Замечательно. И сейчас мы проверим это в ведомости на выплату.

Но прежде я хочу обратить ваше внимание на ещё один важный момент:

Обратите внимание, что остатки на начало и на конец по группировке "Сотрудник" показывают ерунду. Это никакая не ошибка, это нюанс, который нужно учитывать, связанный с архитектурными особенностями 1с.

Запомните. В том случае, если универсальный отчёт выводится с детализацией до документа (регистратора) - остатки по группировкам будут показывать ерунду.

Если нам требуются остатки по группировке сотрудник - нужно сначала удалить из настроек добавленный нами показатель "Регистратор".

В данной статье будет подробно рассмотрена пошаговая инструкция по учет зарплаты в 1С: предварительная настройка, непосредственно начисление и выплата заработной платы в 1С 8.3 Бухгалтерия, а так же зарплатный проект. Если разобраться, всё окажется довольно просто.

Прежде, чем совершать начисление и выплату заработной платы в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, необходимо ее правильно настроить. Для этого выберите в меню «Администрирование» пункт «Параметры учета».

В появившемся окне выберите пункт «Настройка зарплаты». Этот раздел позволяет настраивать не только зарплату, но и НДФЛ, страховые взносы и кадровый учет.

Рассмотрим данные настройки подробнее по шагам:

• Общие настройки. В данном примере мы выбрали пункт «В этой программе», так как иначе некоторые нужные нам документы будут недоступны. Второй вариант настройки подразумевает ведение кадрового и зарплатного учета в другой программе, к примеру, в 1С ЗУП. В подразделе «Настройка учета зарплаты» указывается способ отражения зарплаты в бухучете, сроки выплаты зарплаты, резервы отпусков, территориальные условия и т. п.
• Расчет зарплаты. Тут мы указываем, что будем учитывать больничные, отпуска и исполнительные документы. Важно помнить, что данный функционал будет работать только в том случае, когда число сотрудников не превышает 60 человек. Так же здесь настраиваются виды начислений и удержаний. Для удобства так же установим автоматический пересчет документа «Начисление зарплаты».
• Отражение в учете. В данном разделе настраиваются счета для отражения зарплаты и обязательных взносов с ФОТ в бухгалтерском учете. Оставим настройки по умолчанию.
• Кадровый учет. В данном примере выбран полный учет для того чтобы были доступны основные кадровые документы.
• Классификаторы. Настройки в данном пункте мы оставим по умолчанию. Здесь настраиваются виды доходов и вычетов, используемых при расчете НДФЛ и параметры расчета страховых взносов.

Как рассчитать и начислить зарплату в 1С

Второй шаг — сотрудника необходимо принять на работу. В данном случае мы рассмотрим пример на сотруднике, у которого есть несовершеннолетний ребенок. Как известно, в таких случаях применяется налоговый вычет. Указать заявление на него можно в карточке сотрудника, перейдя в раздел «Налог на доходы». Обратите снимание, что налоговые вычеты являются нарастающими. Если они не будут применены в одном месяце, то в следующим будут учтены за оба периода.

После того, как все кадровые документы заполнены, можно приступить непосредственно к начислению заработной платы. Для этого выберите в меню «Зарплата и кадры» пункт «Все начисления».

В открывшемся списке документов выберите в меню «Создать» пункт «Начисление зарплаты». Заполните в шапке месяц начисления и подразделение и нажмите на кнопку «Заполнить».

Программа заполнит все необходимые данные. Ручные корректировки допускаются. Важно помнить, что в программе 1С:Бухгалтерия не ведется документ «Табель учета рабочего времени». Все невыходы на работу (отпуска, больничные) необходимо заполнять до начисления з/п, чтобы корректно отразить фактически отработанное время в данном документе.

Вкладка «Сотрудники» отражает сводную таблицу по документу в разрезе сотрудников.

На следующей вкладке отражаются начисления и вычеты по сотрудникам и количество фактически отработанного времени. Эти данные при необходимости можно скорректировать вручную. Так же на этой вкладке доступна печать расчетного листка.

Вкладка «Удержания» в данном примере пустая, так как у сотрудника их не было. Мы ее пропустим.

Следующая вкладка отражает НДФЛ и налоговые вычеты. У данного сотрудника есть вычет на детей, который мы ранее вводили. Данные на этой вкладке можно откорректировать, установив соответствующий флаг.

На вкладке «Взносы» подробно расписываются взносы в ПФР, ФСС и ФФОМС. Здесь тоже доступна ручная корректировка.

На самой последней вкладке отображаются ручные корректировки.

Нажмите «Провести и закрыть» и на этом мы закончим начисление зарплаты.

Ведомость на выплату зарплаты в банк

После того, как заработная плата успешно начислена, ее необходимо выплатить. Рассмотрим выплату через банк, так как данный способ наиболее распространенный в организациях.

В меню «Зарплата и кадры» выберите пункт «Ведомости в банк».

Создайте из формы списка новый документ. В его шапке укажите месяц начисления, подразделение, тип выплаты (за месяц или аванс). Так же здесь есть поле для указания зарплатного проекта. О нем будет сказано позднее.

Смотрите также видео инструкцию по выплате авансу:

И начислению и выплате заработной платы в 1С:

Зарплатный проект в 1С 8.3

В меню «Зарплата и кадры» в разделе «Справочники и настройки» выберите пункт «Зарплатные проекты» и создайте новый документ. В нем необходимо указать банковские данные.

Зарплатный проект для сотрудника указывается в его карточке в разделе «Выплаты и учет затрат».

В открывшемся окне укажите номер лицевого счета сотрудника, период начала действия и выберите зарплатный проект.

После этой настройки при выборе в документе «Ведомость на выплату зарплаты через банк» у сотрудников подставятся номера их лицевых счетов.

04.05.2018 19:17:22 1С:Сервистренд ru

В Бухгалтерии предприятия 3.0 возможно настроить учет зарплаты, включая расчет оплаты по нетрудоспособности, очередного отпуска, а также расчет удержаний. Для настройки откроем «Зарплата и кадры» - «Справочники и настройки» - «Настройки зарплаты». (Рис.1)

В общих настройках выберем, что кадровый учет и все расчеты по заработной плате мы будем проводить «В этой программе». В пункте меню «Порядок учета зарплаты» все настройки оставим по умолчанию.

«Отражение в учете» - «Способы учета зарплаты» можно использовать отражение начислений на 26 счете, субконто «оплата труда» либо для производственных затрат использовать 20 счет.

Здесь же «Статьи затрат по страховым взносам» – изменять не будем. (Рис. 1).

В подразделе «Кадровый учет» выберем «Полный». Кадровый учет лучше вести путем создания кадровых документов.

«Классификаторы» справочники по страховым взносам и кодам НДФЛ могут быть изменены обновлением при изменении законодательства.

Настроим учет заработной платы в 1С: Бухгалтерии предприятия 3.0

Сведения о новом сотруднике можно добавить в программу двумя способами:
- через справочник сотрудники,
- через документ «Прием на работу».

В меню «Зарплата и кадры» - «Кадровый учет» - «Кадровые документы» создадим документ «Прием на работу», выберем ФИО из справочника «Сотрудники», назначим оклад и способ выплаты аванса.

Заявим стандартные вычеты. Меню «Зарплата и кадры» - «НДФЛ» - «Заявления на вычеты». Выберем из списка фамилию сотрудника и добавим стандартный вычет.

Прием на работу и предоставление вычетов по НДФЛ можно также провести из журнала «Сотрудники». (Рис. 2).

Начисление зарплаты. Выплата аванса.

В Бухгалтерии предприятия 3.0 учет всех расчетов, включая расчеты по заработной плате, ведется сразу на счетах бухгалтерского учета одновременно с налоговым. Проводки становятся доступны для просмотра после проведения документа.

Для выплаты аванса сделаем «Ведомость в кассу» через меню «Зарплата» - «Ведомости в кассу» и выберем в ведомости, что будет выплачен аванс. Проводки на выплату аванса можно проверить после проведения документа «Выдача наличных», созданного из ведомости в кассу на аванс. (Рис.3).

Для расчета заработной платы создадим документ «Начисление зарплаты» через меню «Зарплата и кадры» – «Зарплата» - «Все начисления», его нужно заполнить и провести. (Рис.4).

В документе помимо зарплаты и НДФЛ, будут также рассчитаны страховые взносы.

Заработную плату можно выплатить путем создания документа на выплату сразу из документа начисления. Программа автоматически поставит к выплате сумму за вычетом аванса.

Начисление отпуска и расчет больничного листа

В Бухгалтерии 3.0 можно провести начисление отпуска и расчет больничного листа через меню программы «Зарплата и кадры» - «Зарплата» - «Все начисления». (Рис.5)

В журнале документов создаем начисление «Отпуск» (Рис. 5). Выберем фамилию сотрудника и период, за который должен быть рассчитан отпуск. Программа произведет расчет по среднему суммы отпускных, которые можно при необходимости корректировать и рассчитает НДФЛ.

После проведения документа «Больничный лист», созданного через меню «Зарплата» - «Все начисления» (Рис. 5), программа автоматически разделяет сумму больничного на первые три дня «за счет работодателя» и все остальные дни «за счет ФСС».

Отчеты

Сформируем отчеты через меню «Зарплата и кадры» - «Зарплата» - «Отчеты по зарплате», чтобы проверить правильность произведенных выплат и начислений. Если последовательность действий при создании документов верная, в сформированных отчетах будет правильно отображена информация о проведенных хозяйственных операциях, в том числе по расчету оплаты сотрудникам.

Через меню «Зарплата и кадры» - «Страховые взносы» - «Отчетность в ФСС» и «Квартальная отчетность в ПФР» можно сформировать регламентные отчеты, провести проверку готового отчета, передать отчет в налоговые органы (через 1С-Отчетность), выгрузить в файл или распечатать.

Таким образом, в Бухгалтерии предприятия 3.0 может производиться учет расчетов с персоналом, таких как начисление зарплаты, премий и отпусков, оплаты предоставленных больничных листов, а также автоматизированный расчет удержаний из заработной платы, включая выплаты по исполнительным листам. Единовременные начисления можно рассчитывать сразу в документе «Начисление зарплаты» по кнопке «Начислить». (Рис. 4) Возможно настроить выплату аванса, установив процент от оклада либо вводом фиксированной суммы. Заработная плата и прочие начисления могут быть выплачены через кассу либо через банк с указанием необходимых реквизитов для перечисления.

Остались вопросы? Поможем оформить заработную плату в 1С 8.3 в рамках бесплатной консультации!

(из вопросов пользователей)

В новых редакциях 1С:Бухгалтерия Предприятия 8 ред. 3.0 и 1С:Зарплата и Управление Предприятием 3.0, отдельно такого отчета нет. Вы и сами можете увидеть все отчеты в конфигурации Бухгалтерия Предприятия 3.0 по зарплате, открыв в разделе «Сотрудники и Зарплата» – Зарплата – Отчеты по зарплате – Все отчеты – по варианту отчета «Зарплата». Вот все, что есть:

— Взносы по сотрудникам, переданные в ПФР

— Заявление ДСВ-1 Карточка учета страховых взносов (в целом)

— Карточка учета страховых взносов (по филиалам)

— Краткий свод начислений и удержаний Налоги и взносы (кратко)

— Расчетная ведомость (Т-51)

— Расчетный листок

— Регламентированная форма справка по ДСВ

— Реестр получателей страхового обеспечения

— Удержания из зарплаты.

«Расчетной ведомости в произвольной форме» здесь нет. Больше того, если раньше в ред. 2.0 отчеты «Расчетная ведомость (Т-51)» и «Расчетная ведомость в произвольной форме» шли отдельными отчетами, то в новой редакции есть только один отчет «Анализ начислений и удержаний», а список формируемых печатных форм, что мы привыкли считать отдельными отчетами – это лишь его варианты:

— Анализ зарплаты по подразделениям и сотрудникам

— Краткий свод начислений и удержаний

— Полный свод начислений, удержаний и выплат

— Расчетная ведомость (Т-51)

— Расчетно-платежная ведомость (Т-49)

— Расчетный листок

— Удержания из зарплаты

Что тут можно сделать? Данные по видам расчетов в запросе присутствуют, поэтому их нужно просто «вытащить» в отчет, создав новый вариант отчета.

План действий такой:

(!) Только делайте предварительно все на копии, иначе изменения могут быть необратимыми и Отчет вообще перестанет формироваться, если Вы сделаете ошибки.

1. Открываете отчет «Расчетная ведомость(Т-51)». Вверху справа меню «Все действия» – «Изменить вариант отчета». Открывается структура отчета, Вы переходите на закладку «Поля» и перетаскиваете из «Доступные поля» в список «Выбранные поля» поле «Вид расчета» (Курсор при этом должен стоять на корне структуры отчета «Отчет»).

2. Когда в списке выбранных полей появится «Вид расчета», устанавливаете курсор на нижней строке структуры отчета «Сотрудник. Должность» и по правой кнопке мышки добавляете новую группировку, указав в поле группировки «Вид расчета».

3. Нажимаете «ОК», «Завершить редактирование» и сохраняете новый вариант отчета, вызвав опять «Все действия» – «Сохранить вариант отчета» под новым именем.

4. Выбираете новый вариант отчета из списка вариантов: «Все действия» – «Выбрать вариант отчета». После чего сформировать отчет, нажав на кнопку «Сформировать». Все виды расчета будут указаны подробно.

Это самый простой вариант, что приходит в голову. Можно формировать новую структуру отчетов более сложную в виде таблиц, куда помещать вид расчета в колонки отчета, но это требует времени и значительного опыта. Возможно, разработчики 1С включат привычный вариант расчетной ведомости в произвольной форме в последующие обновления, когда все больше пользователей будут переходить на ред. 3.0. Ведь форма, действительно, очень удобна и спрашивать ее, вероятно, будут многие. А уметь создавать свои варианты отчетов, да еще довольно сложные, смогут далеко не все. Так что попробуйте поиграть с вариантами отчета на копии.

Во всяком случае – это интересно! 🙂